隨著大數(shù)據(jù)、云技術(shù)等信息技術(shù)的出現(xiàn)和普及，如何推動(dòng)公司決策機(jī)構(gòu)董事會(huì)信息化建設(shè)、利用數(shù)字化技術(shù)為董事會(huì)工作賦能，成為了現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)在推進(jìn)治理體系和治理能力現(xiàn)代化進(jìn)程中面臨的課題和挑戰(zhàn)。

　　作為行業(yè)董事會(huì)工作信息化建設(shè)試點(diǎn)單位，四川中煙將試點(diǎn)工作與企業(yè)“數(shù)字化”轉(zhuǎn)型協(xié)同推進(jìn)，以“三化”為切入點(diǎn)，探索建立董事會(huì)會(huì)議線上化模式，打造“2+5”會(huì)議智能系統(tǒng)，成功解決了“如何進(jìn)行會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)化管理？”“會(huì)議流程如何更好線上化開(kāi)展？”“如何會(huì)議全程留痕存檔？”“如何做好會(huì)議管理與監(jiān)督協(xié)同？”等問(wèn)題，為更有效率、更有質(zhì)量地召開(kāi)董事會(huì)會(huì)議提供了川煙方案。

　　董事會(huì)工作人員（右）和信息部門(mén)人員在討論系統(tǒng)

　　四川中煙董事會(huì)工作信息化系統(tǒng)以提升董事會(huì)數(shù)字化決策水平為目的，以決議場(chǎng)景化、運(yùn)營(yíng)智慧化為導(dǎo)向，以解決董事會(huì)工作，特別是會(huì)議管理中關(guān)鍵性問(wèn)題為抓手，充分發(fā)揮信息化技術(shù)智能、準(zhǔn)確、靈活、高效等特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了董事會(huì)相關(guān)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)的集成展現(xiàn)，會(huì)議數(shù)據(jù)及信息的查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、分析、傳遞、共享、預(yù)警、管控等功能，為董事會(huì)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)共享、科學(xué)高效的決策賦能。

　　四川中煙主動(dòng)搭建“2+5”系統(tǒng)架構(gòu)，解決“會(huì)議在哪里開(kāi)”的問(wèn)題。按照董事會(huì)會(huì)議議事規(guī)則的管理要求，圍繞議事全流程運(yùn)轉(zhuǎn)進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)，經(jīng)過(guò)前期調(diào)研、反復(fù)討論，最終確定了“2+5”系統(tǒng)架構(gòu)（董事會(huì)和董事會(huì)專(zhuān)門(mén)委員會(huì)兩大會(huì)議類(lèi)型+消息中心、會(huì)議中心、檔案中心、數(shù)據(jù)中心、法規(guī)中心等五大應(yīng)用中心），涵蓋了13個(gè)會(huì)議流程和23個(gè)會(huì)議場(chǎng)景。會(huì)議系統(tǒng)部署在四川中煙私有云平臺(tái)上，憑借內(nèi)網(wǎng)門(mén)戶(hù)登錄認(rèn)證才可參會(huì)，確保了會(huì)議的私密性和安全性，有效解決了董事會(huì)在審議過(guò)程中遵守國(guó)家和行業(yè)有關(guān)保密規(guī)定，落實(shí)好議案數(shù)據(jù)保密的工作要求，實(shí)現(xiàn)了公司董事會(huì)和專(zhuān)門(mén)委員會(huì)會(huì)議全流程線上運(yùn)行。

　　同時(shí)，實(shí)現(xiàn)“會(huì)議管理線上化”，解決“會(huì)議怎么開(kāi)”的問(wèn)題。按照董事會(huì)會(huì)議議事規(guī)則的管理要求，梳理了議案提報(bào)、會(huì)議申請(qǐng)、通知發(fā)布、議案研究、決議簽署、監(jiān)事監(jiān)督各環(huán)節(jié)管理流程，建立了線上運(yùn)行、線上審議、線上表決、自動(dòng)歸檔的會(huì)議管理模塊，實(shí)現(xiàn)了會(huì)議全生命周期線上管理。系統(tǒng)以電子化形式傳遞會(huì)議材料、以消息形式推送會(huì)議通知、議案和決議，大幅縮短了會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)間，提升了工作效率，常規(guī)董事會(huì)會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)間由原線下的10天縮短至2天，效率提升了400%。

　　此外，還實(shí)現(xiàn)了“會(huì)議流程標(biāo)準(zhǔn)化”，解決“參會(huì)人員做什么”的問(wèn)題。按照董事會(huì)會(huì)議召開(kāi)流程要求，逐一梳理“會(huì)議請(qǐng)示-通知發(fā)布-議題提報(bào)-會(huì)議召開(kāi)-議題研究-決議簽署-監(jiān)事監(jiān)督資料歸檔”等會(huì)議關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，形成6項(xiàng)管理要求和10份會(huì)議資料模版，明確8種參會(huì)人員角色及相應(yīng)職責(zé)、會(huì)議任務(wù)完成時(shí)限等，并將其固化至系統(tǒng)中。會(huì)議按照標(biāo)準(zhǔn)化流程推進(jìn)，參會(huì)人員按照待辦或通知消息要求處理會(huì)議相關(guān)事項(xiàng)。同時(shí)，做好董事會(huì)工作系統(tǒng)與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)專(zhuān)職董事方便、快捷訪問(wèn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，及時(shí)、全面了解企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理信息，掌握董事會(huì)決議執(zhí)行情況，提升科學(xué)決策和管理監(jiān)督水平。

　　不僅如此，四川中煙同步實(shí)現(xiàn)“會(huì)議全程痕跡化”，解決“材料數(shù)據(jù)怎么管”的問(wèn)題。在實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)線下會(huì)議人工流轉(zhuǎn)方式線上化的基礎(chǔ)上，該系統(tǒng)將線上會(huì)議請(qǐng)示、會(huì)議通知、會(huì)議議案、會(huì)議決議、監(jiān)事意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要的全過(guò)程資料統(tǒng)一進(jìn)行固化。充分發(fā)揮信息化技術(shù)的智能、準(zhǔn)確、靈活、高效等特點(diǎn)，在會(huì)議過(guò)程中聯(lián)查展現(xiàn)各會(huì)議節(jié)點(diǎn)情況并按會(huì)議進(jìn)程生成過(guò)程記錄，在會(huì)議結(jié)束后提供會(huì)議數(shù)據(jù)及信息的查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、分析、傳遞、共享、預(yù)警、管控等功能，可在會(huì)議檔案中以會(huì)議屆次號(hào)貫穿查詢(xún)?nèi)逃涗浖百Y料，實(shí)現(xiàn)了會(huì)議數(shù)據(jù)的智能化管理和會(huì)議檔案的痕跡化管理。會(huì)議線上的流轉(zhuǎn)和歸檔同時(shí)實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化會(huì)議，可節(jié)約原線下會(huì)議年消耗用紙近5000頁(yè)的資源，順應(yīng)了綠色低碳的大趨勢(shì)。

　　據(jù)了解，自2022年5月投入運(yùn)行后，四川中煙通過(guò)該系統(tǒng)召開(kāi)了4次董事會(huì)會(huì)議，提報(bào)議案涉及生產(chǎn)、投資、采購(gòu)多個(gè)方面共20項(xiàng)，對(duì)其中17項(xiàng)議案進(jìn)行了線上表決。4次會(huì)議全流程最長(zhǎng)12天，最短7天，平均約9.75天，較原線下會(huì)議全流程平均耗時(shí)16天（含資料在途時(shí)間）縮短了39%，會(huì)議流轉(zhuǎn)停留時(shí)間基本為會(huì)議請(qǐng)示、召開(kāi)的審批流及董事意見(jiàn)征集、表決，在系統(tǒng)使用頻率提升后將進(jìn)一步縮短時(shí)間。系統(tǒng)運(yùn)行有效提高了董事會(huì)辦公室工作效率，大幅提升了董事會(huì)科學(xué)決策和管理監(jiān)督水平。

　　下一步，四川中煙將積極探索依托數(shù)字共享實(shí)現(xiàn)決策數(shù)字化轉(zhuǎn)型的有效路徑，創(chuàng)新共享模式、共享流程和共享技術(shù)，構(gòu)建因果關(guān)系的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，推動(dòng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)信息全面對(duì)接和整合，對(duì)生產(chǎn)、營(yíng)銷(xiāo)、投資、采購(gòu)等重大事項(xiàng)實(shí)施主體化、全景化、全程化、實(shí)時(shí)化反映，實(shí)現(xiàn)業(yè)、財(cái)、技一體化管控和協(xié)同優(yōu)化，推進(jìn)經(jīng)營(yíng)決策從業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)向數(shù)據(jù)和模型驅(qū)動(dòng)轉(zhuǎn)變，持續(xù)提升董事會(huì)治理效能。

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